Deze paragraaf gaat over de ontwikkelingen binnen het capaciteitsbudget[1], de inhuur (kosten en percentages) en personele kengetallen. De rapportage laat afwijkingen zien ten opzichte van de begroting en voorjaarsnota 2019. In de rapportage zijn de verplichte kengetallen uit de BBV opgenomen.
De belangrijkste conclusie van de najaarsrapportage is dat de toename van het capaciteitsbudget (salariskosten voor het eigen personeel en alle inhuurkosten) van € 1,5 mln. binnen het beschikbare financiële budget kunnen worden opgevangen. Dit beschikbare financiële budget is – conform de geldende spelregels – verruimd door het verkrijgen van additionele baten (Rijksbijdragen, project-
gelden, subsidies en overige) van € 2,7 mln. en een beperkte inzet uit materiële budgetten (€ 0,3 mln.).

Capaciteitsbudget

Bedragen x € 1000

Bedragen x € 1000

Werking van het capaciteitsbudget
Het capaciteitsbudget bestaat uit drie componenten: de salariskosten personeel, de inhuur bij ziekte/vacatures en de inhuur flexibele schil. Dit zijn communicerende vaten, d.w.z. dat salariskosten omgezet kunnen worden naar inhuurbudget en vice versa. Uitgangspunt hierbij is dat het totale budget niet overschreden wordt. Dit totale budget kan wel incidenteel worden opgehoogd, mits de toename van het capaciteitsbudget wordt gedekt door de inzet van materiële budgetten dan wel additionele baten (rijksbijdragen, projectgelden, subsidies en overige baten).
Het beleid is dat een budgethouder (“op basis van geplande bedrijfsvoering en geplande prioriteiten”) zijn capaciteitsbudget over de drie componenten kan verdelen.

Afwijking salariskosten personeel
De verklaringen voor de daling in salariskosten van -€ 3,4 mln. zijn de volgende:

• Een groot deel van de salariskosten (-€ 2,36 mln.) zijn afgeraamd ten behoeve van de inhuur voor ziekte/vacatures en de flexibele schil.
• Door ontwikkelingen binnen domein Dienstverlening & Bedrijfsvoering is een voordeel van € 1,03 mln. ontstaan op de salariskosten. Dit komt door uitgestelde besluitvorming bij de Voorjaarsnota, waardoor vacatures pas na de zomer zijn opengesteld. Ook blijven vacatures lang open staan door krapte op de arbeidsmarkt (-€ 0,52 mln.).
• Bij de voorjaarsnota is voor 2019 € 0,5 mln. capaciteitsbudget vrijgemaakt om herwaarderingen van functies te dekken. Daar is/ wordt dit jaar de helft van gebruikt. De andere helft (-€0,25 mln) is vrijgevallen.
• De financiële effecten van de verwachte cao wijziging blijken minder groot dan verwacht, waardoor ongeveer -€ 0,5 mln. van het salarisbudget is vrijgevallen ten behoeve van algemene middelen.
• De uitbreiding van het aantal formatieplaatsen (13 fte) zorgt, per saldo, voor een verhoging van de salarisbegroting met een bedrag van ongeveer € 0,5 mln.

Afwijking externe inhuur ziekte/vacatures en flexibele schil
De verklaringen voor de stijging van het inhuur budget met € 4,87 mln. zijn de volgende:

• Inhuur vindt met name plaats bij afdelingen waar vacatures niet of lastig vervuld zijn door krapte op de arbeidsmarkt of bij afdelingen waar piekmomenten vragen om flexibele inzet.
• Met name binnen het Stedelijk Domein wordt ingehuurd op de moeilijk vervulbare vacatures, waaronder vak- en visiespecialisten. De kosten van capaciteit binnen het projectenbureau van Stedelijk Domein, waaronder klimaatpioniers en procesmanagers, komen overigens veelal uit budgetten van Duurzaamheid en RAP/MAAK.
• Daarnaast wordt ingehuurd voor de uitvoering van een aantal tijdelijke programma’s, bijvoorbeeld Vluchtelingenaanpak 2019 en ‘Eenvoud in de uitvoering’. Dit laatste programma leverde een structurele daling van de personele lasten op, echter is in de implementatie periode tijdelijk meer inzet vereist.

Zoals hierboven vermeld is de stijging van het inhuurbudget gedekt en afkomstig uit de salariskosten personeel (€ 2,36 mln.), Rijksbijdragen en overige baten alsmede inzet van materiële budgetten.

Inhuur

Inhuurkosten

Bedragen x € 1000

De inhuurkosten van de gemeente bestaat naast de inhuurkosten van het capaciteitsbudget (zie toelichting capaciteitsbudget) uit inhuur m.b.t. externe expertise. De inhuur m.b.t. externe expertise valt buiten het capaciteitsbudget. Dekking voor deze inhuur wordt gevonden in andere bronnen, namelijk projectgelden of subsidies.
Bij de Voorjaarsnota 2019 is een rekenkundige voorspelling voor alle inhuurkosten gedaan van € 18,5 mln. Zoals het er nu naar uitziet, blijven wij onder de € 18,5 mln. We denken uit te komen op ongeveer € 16 mln. aan inhuurkosten voor het gehele jaar 2019. Dit komt door sterke sturing op alle inhuur en het beleidsuitgangspunt dat vast werk wordt uitgevoerd door vaste medewerkers. Per eind september 2019 gaat het om 160 fte aan externe inhuurkrachten.

Externe inhuur in percentages

Personele kengetallen

Tabel 1: Kengetallen capaciteit, peildatum 30 september 2019

Hieronder geven wij een toelichting op de belangrijkste wijzigingen.

Toegestane formatie in FTE’s +13 FTE
Het aantal formatieplaatsen is per saldo met 13 fte uitgebreid ten opzichte van de Voorjaarsnota 2019. Naast een aantal kleine mutaties is deze groei te verklaren door een aantal ontwikkelingen:

• Bij openbare ruimte is de inhuur van het team arbeidsparticipatie (gaat om 5 formatieplekken) vervangen door vaste formatie. De inhuur werd eerder gefinancierd vanuit projectbudget. Deze medewerkers begeleiden het project ZaanStart, voor mensen met een lange afstand tot de arbeidsmarkt.
• Daarnaast is het in de Voorjaarsnota 2019 toegekende budget voor ‘bereikbaarheid, cultuur, toerisme/monumenten en economie’ nu gedeeltelijk ingevuld en geformaliseerd. Het betreft ongeveer 3 FTE die worden ingezet bij de thema’s: Prettig wonen en Welvarende stad.
• Verder geeft het Rijk een subsidie voor de vervolgaanpak voortijdig schoolverlaters. Om deze taak uit te voeren is de formatie uitgebreid met ruim 2 FTE bij het Jongerenloket. Deze inhuur is inmiddels vervangen door vast personeel.
• Daarnaast is binnen het domein Maatschappelijke Ontwikkeling een aantal tijdelijke functies voor toezicht WMO en Jeugdwet geformaliseerd. Deze taken werden eerder naast het bestaande werk uitgevoerd in projectvorm. Het betreft 2 FTE voor in eerste instantie 1 jaar. In dit jaar maakt de toekomstige kwartiermaker een inschatting hoeveel FTE uiteindelijk nodig is om tot de structurele uitvoering van de taken te komen. De werving is inmiddels gestart.

Werkelijke bezetting in FTE’s inclusief boventalligen – 14 fte
Ten opzichte van de Voorjaarsrapportage zien we per saldo een daling in de bezetting met 14 fte. Deze daling komt onder andere door de volgende ontwikkelingen:

• Per 1 april 2019 is gemeentepersoneel overgegaan naar Werkom (17,7 FTE). De formatie was in de Voorjaarsnota al verlaagd maar de daadwerkelijke bezetting nog niet bij het verschijnen van de Voorjaarsnota.
• In het verleden is er werk verschoven van Zaanstad naar de Sociale Wijkteams (SWT). De ambtenaren zijn gedetacheerd naar de SWT’s. Wanneer deze ambtenaren uit dienst gaan, worden deze vacatures bij onze contractpartners ingevuld en niet meer bij de Gemeente Zaanstad. Dit betreft ongeveer 2,5 FTE.
• Er staan eind september 2019 39 vacatures open. De krapte op de huidige arbeidsmarkt is vooral te merken op het gebied van de (civiel) technische, juridische en ICT- functies. Door extra inspanningen op het gebied van werving & selectie zijn een aantal van deze vacatures in het laatste kwartaal van dit jaar vervuld.
• Vooruitlopend op toekomstige uitstroom door pensionering worden alvast medewerkers aangetrokken die meewerken voor overdracht en kennisdeling. Dit zorgt voor een lichte stijging van de bezetting.

Overige ontwikkelingen

Cao Gemeenten 2019-2021
De VNG en de vakbonden FNV, CNV en CMHF hebben op 12 september 2019 de nieuwe Cao Gemeenten bekrachtigd. De cao loopt van 1 januari 2019 tot 1 januari 2021. De cao geeft dit jaar een aantal financiële consequenties, waaronder een salarisverhoging, een eenmalige uitkering en een tegemoetkoming in de zorgverzekeringskosten. Deze wijzigingen waren begroot binnen de huidige capaciteitsbegroting.

Aanpak ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage is ten opzichte van een jaar geleden met 0,5% gedaald (van 6,2% naar 5,7% dit jaar). De extra inspanningen van het management en organisatie op dit onderwerp helpen hierin mee.
Zo is er vanaf de tweede helft van vorig jaar al meer en extra aandacht voor het terugdringen van verzuim door onder andere verbeteringen in beleid, processen en de informatievoorziening voor medewerkers en leidinggevenden rond verzuim. In 2019 is ingezet op sterker en meer gericht sturen op het beïnvloedbaar verzuim, waardoor kunnen wij (de lengte van) verzuim kunnen reduceren. Daarnaast is er blijvende aandacht voor die medewerkers bij wie het verzuim niet (langer) beïnvloedbaar blijkt.
Het verzuim blijft een aandachtspunt binnen de gemeente (5,7% ten opzichte van het streefcijfer 5,4%).
Na de zomer 2019 is een projectgroep gestart met als doel het treffen van maatregelen die ervoor zorgen dat Zaanstad een fitte organisatie blijft en dat medewerkers gezond, gelukkig en productief kunnen werken. Voor afdelingen met een hoger verzuim zijn plannen van aanpak in ontwikkeling die speciaal op deze afdelingen zijn toegespitst.
Daarnaast helpt, sinds juli 2019, een externe verzuimspecialist tot het einde van het jaar de organisatie het verzuim beter te beheersen. De inzet is eerst gericht op medewerkers die langdurig verzuimen binnen het domein Maatschappelijke Ontwikkeling. De aanpak lijkt zijn vruchten reeds af te werpen. Bij gebleken succes wordt besloten of de inzet van de (externe) verzuimspecialist naar de andere langdurig zieken in de organisatie wordt uitgebreid.

[1] Onder capaciteitsbudget wordt verstaan de salariskosten personeel (=toegestane formatie * normbedrag) verhoogd met het budget voor inhuur voor  enerzijds de vervanging van ziekte en vacatures en anderzijds voor de flexibele schil.
[2] Aantal inwoners per 1 januari 2019: 155.901 (Bron: Zaanstad in Cijfers)
[3] Op 1 oktober 2019 zijn er geen medewerkers met de status boventalligheid meer